Ủy nhiệm chi là gì? Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi

Ủy nhiệm chi là một trong những phương thức giao dịch phổ biến được các chủ tài khoản sử dụng để thanh toán, chi trả cho bên thụ hưởng. Dù là một thuật ngữ khá quen thuộc, nhưng rất nhiều khách hàng vẫn chưa hiểu rõ khái niệm ủy nhiệm chi là gì, quy trình thanh toán ủy nhiệm chi như thế nào? Trong bài viết dưới đây, Plimsoll.org sẽ giải đáp toàn bộ thắc mắc xoay quanh ủy nhiệm chi. Cùng theo dõi nhé!

Ủy nhiệm chi là gì?

Ủy nhiệm chi là gì?

Ủy nhiệm chi hay lệnh chi là hình thức thanh toán qua trung gian (Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước) do khách hàng lập theo mẫu để yêu cầu trích một số tiền từ tài khoản của chủ tài khoản trả cho người thụ hưởng. Khi thực hiện ủy nhiệm chi, khách hàng sẽ điền vào mẫu giấy in sẵn có các thông tin như họ tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản của người trả tiền và người thụ hưởng, sau đó gửi lại ngân hàng để yêu cầu ủy nhiệm chi.  

Sử dụng ủy nhiệm chi để làm gì?

Ủy nhiệm chi được dùng để thanh toán và chi trả tiền hàng, dịch vụ hay chuyển tiền trong cùng hệ thống hoặc khác hệ thống Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước.

  • Trường hợp dùng UNC để thanh toán thì khi thực hiện lệnh chi, số tiền của người ủy nhiệm chi sẽ được chuyển trực tiếp vào tài khoản thanh toán của người thụ hưởng. 
  • Trường hợp dùng UNC để chuyển tiền thì số tiền cũng sẽ được chuyển trực tiếp vào tài khoản thanh toán của người thụ hưởng nếu cùng hệ thống ngân hàng. Nếu khác ngân hàng thì người thụ hưởng sẽ nhận được tiền thông qua tài khoản “Chuyển tiền phải trả”.

Có mấy loại ủy nhiệm chi?

Người có nghĩa vụ thanh toán có thể sử dụng ủy nhiệm chi để thanh toán, chuyển tiền thông qua 2 hình thức là online hoặc in sẵn tại quầy giao dịch của ngân hàng. 

2 hình thức của ủy nhiệm chi

Ủy nhiệm chi online 

Ủy nhiệm chi online là phương thức khách hàng lấy mẫu ủy nhiệm chi thông qua website của ngân hàng. Với hình thức này, khách hàng chỉ cần truy cập và điền theo form mẫu có sẵn trên website, rồi in ra và mang đến ngân hàng để yêu cầu ủy nhiệm chi. Điều này giúp khách hàng tiết kiệm thời gian chờ đợi để lấy mẫu, điền thông tin tại quầy. 

Ủy nhiệm chi tại quầy

Ủy nhiệm chi tại quầy là phương thức khách hàng lấy mẫu và viết trực tiếp tại quầy giao dịch của ngân hàng. Hình thức này thường thấy ở các khách hàng không thành thạo thao tác online, cần sự chắc chắn hay cần thanh toán số tiền lớn. Nếu là một khách hàng thường xuyên giao dịch ủy nhiệm chi, bạn sẽ được ngân hàng cung cấp một cuốn UNC để chủ động viết trước nội dung nhằm tiết kiệm thời gian giao dịch.

Thông thường ủy nhiệm chi sẽ có 2 liên, bao gồm:

  • Liên 1: Ngân hàng giữ lại
  • Liên 2: Sau khi ngân hàng xác nhận đóng dấu và trả lại cho khách hàng để kế toán doanh nghiệp căn cứ làm hạch toán.

Thế nào là uỷ nhiệm chi hợp lệ?

Một giấy ủy nhiệm chi được phê duyệt là hợp lệ khi bao gồm các yếu tố cơ bản sau:

  • Đầu tiên, phải có chữ lệnh chi hoặc ủy nhiệm chi, số sê ri.
  • Tiếp theo là họ tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản người trả tiền.
  • Tên, địa chỉ tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người trả tiền.
  • Họ tên, địa chỉ số hiệu tài khoản người thụ hưởng.
  • Thông tin của tên, địa chỉ tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người thụ hưởng.
  • Số tiền thanh toán bằng chữ và bằng số.
  • Nơi, ngày tháng năm lập lệnh chi hoặc ủy nhiệm chi.
  • Giấy ủy nhiệm chi phải có chữ ký của chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản ủy quyền.
  • Các yếu tố khác do tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán quy định và không trái pháp luật.

Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi

Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi

Căn cứ Khoản 2 Điều 8 Thông tư 46/2014/TT-NHNN về hướng dẫn thanh toán không dùng tiền mặt thì việc thanh toán bằng ủy nhiệm chi sẽ được thực hiện theo 3 bước sau: 

Bước 1: Lập, giao nhận chứng từ

Đơn vị trả tiền lập và nộp chứng từ thanh toán ủy nhiệm chi, sau đó gửi cho Ngân hàng nơi mở tài khoản thanh toán và yêu cầu trích một số tiền nhất định chi trả cho đơn vị thụ hưởng.

Bước 2: Kiểm soát ủy nhiệm chi

Khi nhận được giấy ủy nhiệm chi, ngân hàng sẽ kiểm tra số dư trên tài khoản của đơn vị trả tiền và kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ cụ thể:

– Đối với chứng từ giấy: phải lập đúng mẫu, đủ số liên để hạch toán và lưu trữ. Chứng từ phải ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác các yếu tố, khớp đúng nội dung giữa các liên, có đủ chữ ký và dấu của khách hàng, đồng thời chữ ký phải khớp đúng với mẫu đã đăng ký tại ngân hàng nơi mở tài khoản.

– Đối với chứng từ điện tử: Ngân hàng kiểm soát nội dung chứng từ, thông tin kỹ thuật (chữ ký điện tử, tính hợp lệ của bên khởi tạo dữ liệu, loại, khuôn dạng dữ liệu, mã chứng từ,…).

Trong trường hợp chứng từ không hợp lệ hoặc không đảm bảo khả năng thanh toán, ngân hàng sẽ báo cho bên trả tiền để chỉnh sửa, bổ sung hoặc trả lại cho bên trả tiền.

Bước 3: Xử lý chứng từ và hạch toán

Nếu ủy nhiệm chi hợp lệ và đơn vị trả tiền đủ khả năng thanh toán, ngân hàng sẽ tiến hành thanh toán ngay và xử lý lệnh chi theo yêu cầu của khách hàng. Thời gian tài khoản thụ hưởng nhận được tiền chậm nhất là trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận ủy nhiệm chi từ khách hàng (trừ trường hợp có thỏa thuận khác).

Ưu nhược điểm của giao dịch ủy nhiệm chi

Tương tự như các phương thức thanh toán khác UNC cũng tồn tại những ưu điểm và nhược điểm riêng. Vì vậy, tùy theo nhu cầu và thực tiễn mà khách hàng có thể cân nhắc giao dịch hình thức này.

Ưu điểm

Quy trình được kiểm soát chặt chẽ bởi ngân hàng nên tuyệt đối an toàn và ít có sai sót.

Phương thức thanh toán thực hiện đơn giản và nhanh chóng.

Khách hàng có thể ủy quyền cho ngân hàng giao dịch thanh toán trực tiếp với người thụ hưởng. 

Nhược điểm

Khách hàng sẽ phải trả một khoản phí cho ngân hàng khi thực hiện ủy nhiệm chi.

Ngân hàng sẽ từ chối thực hiện giao dịch nếu đơn vị trả tiền không đủ khả năng thanh toán để chi trả theo nội dung trên giấy ủy nhiệm chi. 

Lưu ý khi tiến hành giao dịch ủy nhiệm chi

Lưu ý khi tiến hành giao dịch ủy nhiệm chi
  • Trước khi bắt đầu giao dịch ủy nhiệm chi, bạn cần kiểm tra số dư tài khoản của mình có đủ để thực hiện lệnh hay không. 
  • Sau khi viết giấy ủy nhiệm chi, bạn nên xem xét tất cả các thông tin để tránh sai sót khi tiến hành giao dịch.
  • Nếu ủy nhiệm chi không hợp lệ hoặc không hợp pháp, hoặc số tiền ghi trên ủy nhiệm chi vượt quá số dư tài khoản thanh toán của khách hàng thì cần phải nhanh chóng thông báo cho người lập ủy nhiệm chi, trả lại giấy tờ ủy nhiệm chi và từ chối thực hiện lệnh chi đó nếu các bên trước đó không có thỏa thuận nào khác.
  • Nếu ủy nhiệm chi hợp lệ, hợp pháp và số tiền ghi trên ủy nhiệm chi được đảm bảo về khả năng thanh toán thì ngân hàng cần phải nhanh chóng tiến hành chi trả cho người thụ hưởng, trích tiền từ tài khoản của người thụ hưởng.

Mẫu giấy ủy nhiệm chi của một số ngân hàng lớn

Tại mỗi ngân hàng sẽ có mẫu UNC khác nhau, dưới đây là một số mẫu mà các ngân hàng lớn hiện nay đang cung cấp:

Mẫu ủy nhiệm chi của Ngân hàng Vietcombank

Mẫu ủy nhiệm chi của Ngân hàng Vietcombank

Mẫu UNC của Vietcombank sẽ có in logo của ngân hàng bên góc trái phía trên. Bên trên mẫu giấy bao gồm các thông tin quan trọng như:

  • Số tài khoản bên ủy nhiệm chi và người nhận ủy nhiệm chi
  • Họ tên cả hai chủ tài khoản
  • Địa chỉ liên hệ của hai bên
  • Chữ ký của các bên liên quan

Mẫu ủy nhiệm chi của Ngân hàng ACB

Mẫu ủy nhiệm chi của Ngân hàng ACB

Nền màu xanh dương và logo ở góc phải là đặc điểm để nhận biết của mẫu lệnh chi tại ngân hàng ACB. Các thông tin trên mẫu cũng tương tự như UNC của Vietcombank. Vì vậy, khách hàng cần điền đầy đủ và chính xác thông tin để ngân hàng có cơ sở đối chiếu và phê duyệt yêu cầu UNC.

Hướng dẫn cách viết ủy nhiệm chi 

Cách viết giấy ủy nhiệm chi được thực hiện khá đơn giản và nhanh chóng.  Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo các thông tin trên mẫu được điền rõ ràng và không tẩy xóa.

  1. Phần dành cho khách hàng 
Cách viết ủy nhiệm chi Vietcombank (phần dành cho khách hàng)
  • Ngày: ghi rõ ngày, tháng, năm lập ủy nhiệm chi
  • Đơn vị trả tiền / Đề nghị ghi nợ tài khoản: cá nhân, đơn vị, doanh nghiệp đứng tên tài khoản chi tiền
  • Số tài khoản: Số tài khoản cá nhân, đơn vị, doanh nghiệp chịu trách nhiệm chi tiền
  • Tên tài khoản: Họ tên đầy đủ ghi trên tài khoản 
  • Địa chỉ: địa chỉ thường trú, tạm trú hoặc cơ sở công ty 
  • Tại Ngân hàng: tên chi nhánh ngân hàng bạn thực hiện lập ủy nhiệm chi
  • Số tiền bằng số: ghi đúng số tiền Việt Nam đồng. Ví dụ: 50.000.000đ
  • Số tiền bằng chữ: ghi đúng số tiền đã ghi ở trên thành chữ. Ví dụ như: Năm mươi triệu đồng
  • Phí chuyển tiền: lựa chọn phí do đơn vị chuyển tiền trả hay đơn vị thụ hưởng chi trả
  • Ghi có tài khoản / Đơn vị thụ hưởng: cá nhân, đơn vị, doanh nghiệp nhận tiền 
  • Số tài khoản: số tài khoản của cá nhân, công ty nhận tiền 
  • Tên tài khoản: tên cá nhân, công ty được nhận tiền 
  • CMND/ ngày cấp/ nơi cấp: số CMND hoặc CCCD + ngày cấp và nơi cấp CMND/CCCD
  • Tại ngân hàng: tên ngân hàng người thụ hưởng đã mở tài khoản 
  • Nội dung: ghi rõ nội dung, mục đích cần thanh toán. Ví dụ: đặt cọc tiền hàng theo hợp đồng số HĐKT ngày 8/12/2021

b. Phần dành cho Ngân hàng 

  • Ghi sổ ngày
  • Giao dịch viên 
  • Kiểm soát viên
  • Kế toán trưởng ký tên và đóng dấu

Trong quá trình viết giấy ủy nhiệm chi theo mẫu tại ngân hàng, bạn có thể tìm đến sự giúp đỡ của các nhân viên hay giao dịch viên để điền thông tin chính xác nhất. Nếu bạn thực hiện viết ủy nhiệm chi online thì nên đọc kỹ và làm theo hướng dẫn để tránh sai sót. Trường hợp điền sai thông tin, bạn có thể gọi điện đến ngân hàng để được hỗ trợ và giải quyết sớm nhất. 

Lời kết 

Ủy nhiệm chi là một hình thức thanh toán chặt chẽ, nhanh gọn thông qua các bên trung gian như ngân hàng, kho bạc Nhà nước giúp mang lại sự an toàn và chính xác cho khách hàng. Trên đây là những thông tin cơ bản nhất về ủy nhiệm chi, nếu thấy bài viết bổ ích đừng ngần ngại chia sẻ cho bạn bè cùng biết nhé. Chúc các bạn thành công!